Как вести базу клиентов
Клиентов становится больше, а в голове всё равно каша. Кто записан на следующей неделе? Кому ты уже ответил, а кому нет? Кто приходит в третий раз, а кто пришёл один раз и пропал?
Большинство фрилансеров и самозанятых ведут клиентов там, где удобно в моменте: заметки в телефоне, таблица в Google, переписка в Telegram. Это работает, пока клиентов мало. Когда их становится 20, 30, 50 - система рассыпается.
В этой статье всё про то, как вести базу клиентов фрилансеру или самозанятому, не терять договорённости и не тратить час каждое утро на сборку расписания из трёх разных мест. Так выглядит раздел «Клиенты»..
Поиск по имени или телефону. Если клиентов много, с помощью удобного поиска можно быстро его найти, а также отсортировать по дате добавления, по последней записи, по числу записей, по имени или LTV (Lifetime Value - совокупная выручка клиента).
Статусы: все (все клиенты), новые (те, кто добавлен недавно и пока не было записей), пропавшие (те клиенты, которые перестали к вам ходить по какой-то причине), есть долг (те, кто не оплатил).
Удобный список клиентов: имя, мессенджеры, последняя запись, LTV, записей всего, статус, долг и действия (если необходимо удалить клиента).
Кнопка «Добавить клиента»: для начала вы можете добавить только имя и телефон. Это занимает 10 секунд. Но если вы о клиенте знаете больше, нажмите «Заполнить карточку полностью» и заполните все необходимые поля.
Откроем каfрточку клиента и посмотрим, что внутри:
Вертикальный блок слева:
Клиент Ксения Антонова. Под фото клиента сразу видно, сколько времени клиент с нами.
Контактные данные: телефон, email, мессенджеры. Вы можете выбрать любой удобный способ общения с вашим клиентом. Или кликнув на любой из доступных мессенджеров, например, Макс или Telegram, вы автоматически попадёте с ним в переписку.
Личные данные: день рождения, чем клиент занимается, в браке он или нет. Если есть дети, можно заполнить имя, дату рождения и чем ребёнок занимается. Система напомнит вам, когда стоит поздравить ребёнка, а для вас это отличный повод пригласить клиента на запись.
Интересы и увлечения. Чем занимается ваш клиент, какие у него есть хобби, вам всегда есть о чём поговорить с вашим клиентом, а если ваши интересы совпадают, вы всегда можете общаться ближе. Нет ничего лучше, чем когда клиент является вашим другом.
Прямо в карточке клиента вы можете создать новую запись. Записать клиента на удобный день и время. Кстати, клиент сам может записаться к вам через уникальную ссылку.
Блок справа сверху:
LTV клиента: сколько денег принёс вам клиент за всё время работы с вами, больше не нужно считать вручную или держать в голове.
Всего записей: сколько раз клиент к вам возвращался
Привёл клиентов: в карточке клиента у нас есть граф связей. Выглядит он вот так (пример другого клиента).
В графе связей вы точно знаете, сколько клиентов привёл вам ваш клиент. Например, у вас есть клиент Марго. Марго вас так сильно любит, что привела уже пятерых клиентов. А их общий LTV 43 000 рублей (это видно внизу, сразу под графом связей). Сама Марго была у вас три раза и потратила 7 500 рублей, но когда вы видите, что от неё приходит много клиентов вы сразу начинаете по-другому относиться к вашему клиенту, согласитесь?
Средний интервал: это сколько дней проходит между записями. Как часто клиент к вам возвращается за услугой.
Блок справа внизу:
История записей: здесь вы видите количество записей, в какие дни и в какое время клиент вас посещал, а также что это была за услуга, её стоимость и всё ли оплачено. Кстати, если у клиента остался долг, система сама напомнит о нём.
Напоминания: в данном разделе вы можете создать напоминание себе или клиенту, например, о визите. Система напомнит в указанное время.
Граф связей: выше мы уже упоминали о графе связей, но повторение мать учения. Если клиент пришёл по рекомендации, вы указываете это в карточке клиента и SelfCRM попросит вас указать, кто именно порекомендовал. В данном случае Вероника, Ксения, Ника, Саша пришли от Марго. Вы классный мастер своего дела, и ваши клиенты вас рекомендуют. Вы точно знаете, на что делать упор. Внизу графа - LTV (Lifetime Value, совокупная выручка от всех клиентов). Все эти клиенты от Марго принесли вам 43 000 рублей суммарно. Далее вы видите: всего записей - 3, но это записи конкретно Марго, а не всех её клиентов. Марго привела 5 клиентов, вы это видите наглядно и цифру внизу.
Лог взаимодействия: это ваш журнал и история всех контактов с клиентом. Когда был создан заказ, когда получена оплата, когда заказ был завершён. Дата, время и стоимость. Больше не нужно всё держать в заметках, в таблице или в голове.
Заметки о клиенте: если осталось что-то важное, предпочтения или договорённости, а может, нужно прикрепить файл, всё можно сделать в заметке о клиенте. Нажимаете кнопку «Сохранить» и всё готово.
Если вы искали, как навести порядок в клиентской базе и выстроить учёт клиентов без лишних инструментов, теперь знаете, как это выглядит на практике. Никаких таблиц, никакого хаоса. Просто открываете SelfCRM и всё на месте.
Попробуйте бесплатно, две недели без оплаты: self-crm.ru